Ziekteverzuim is in Nederland strikt gereguleerd. Waar het vroeger mogelijk was dat een werknemer maandenlang thuiszat zonder concreet plan, dwingt de huidige wetgeving werkgevers en werknemers tot actie. De ruggengraat van dit systeem is de Wet verbetering poortwachter. Deze wet is niet ontworpen om bureaucratie te creëren, maar om langdurige uitval te voorkomen en de kans op een succesvolle terugkeer naar werk te vergroten.
In dit artikel lopen we door de cruciale tijdlijn van de eerste twee ziektejaren heen. Wat wordt er verwacht van de werkgever en wat zijn de plichten van de zieke werknemer?
De eerste weken: Melding en probleemanalyse
Het proces begint op de eerste dag dat de werknemer zich ziekmeldt. Hoewel dit vaak wordt gezien als een simpele administratieve handeling, start hier de wettelijke klok. In de eerste week moet de ziekmelding worden doorgegeven aan de arbodienst of bedrijfsarts. In veel gevallen is er sprake van een griepje en is de werknemer binnen een paar dagen weer terug. Maar duurt het verzuim langer? Dan komt de bedrijfsarts in beeld.
Uiterlijk in de zesde week van de ziekte moet de bedrijfsarts een zogenaamde ‘Probleemanalyse’ opstellen. Dit is een medisch-arbeidskundig oordeel. De arts kijkt niet alleen naar de medische klachten (die vallen onder het medisch geheim), maar vertaalt deze naar de mogelijkheden en beperkingen op de werkvloer. Kan iemand nog wel zittend werk doen? Is er sprake van een arbeidsconflict? Wat is de verwachting voor herstel? Deze analyse vormt het fundament voor de vervolgstappen. Zonder dit document varen werkgever en werknemer blind.
Het plan van aanpak en het eerste jaar
Binnen acht weken na de eerste ziektedag (ofwel twee weken na de Probleemanalyse) moeten werkgever en werknemer samen om tafel. Ze stellen gezamenlijk een ‘Plan van Aanpak’ op. Hierin staan concrete afspraken: welke acties worden er ondernomen om werkhervatting mogelijk te maken? Dit kan variëren van het aanpassen van de werkplek en het tijdelijk verlichten van het takenpakket tot het inzetten van een coach of mediation.
Het is cruciaal dat dit een levend document is. Iedere zes weken moet er een voortgangsgesprek plaatsvinden om te evalueren of de doelen nog realistisch zijn. Na 42 weken (bijna een jaar) volgt de 42e-weeksmelding bij het UWV. Rond het eerste jaar vindt ook de ‘Eerstejaarsevaluatie’ plaats. Dit is een belangrijk weegmoment: liggen we nog op koers voor terugkeer in de eigen functie (spoor 1), of moet er gekeken worden naar ander werk, eventueel bij een andere werkgever (spoor 2)?
Naar het einde van de wachttijd: De WIA-aanvraag
Als de werknemer na twintig maanden nog niet volledig aan het werk is, komt het einde van de loondoorbetalingsverplichting in zicht (die stopt na twee jaar). Rond week 88 ontvangt de werknemer bericht van het UWV over de WIA-aanvraag. Week 93 is de deadline voor het indienen van het re-integratieverslag (RIV).
Hier komt de ‘Poortwachterstoets’ van het UWV om de hoek kijken. Het UWV beoordeelt of werkgever en werknemer er alles aan hebben gedaan om re-integratie mogelijk te maken. Ontbreekt er documentatie? Zijn er kansen gemist in het tweede spoor? Dan kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dit betekent dat de werkgever het loon maximaal een jaar langer moet doorbetalen. Het nauwkeurig volgen van de tijdlijn en het vastleggen van alle inspanningen is dus niet alleen wettelijk verplicht, maar ook financieel noodzakelijk om sancties te voorkomen.